Kostencontrolling – Ihre Kosten stets im Blick

Kostencontrolling dient dem laufenden Überblick und der Optimierung Ihrer Betriebsergebnisse. Mit einfachen Controlling-Werkzeugen behalten Sie Ihre Kosten im Blick.

Kostencontrolling - Deckungsbeitrag

Mit Kostencontrolling Überblick gewinnen

„Wer zu spät an die Kosten denkt, ruiniert sein Unternehmen.
Wer zu früh an die Kosten denkt, tötet die Kreativität“
sagte schon der Porzellan-Industrielle Philipp Rosenthal und hatte Recht damit.

Nur Unternehmer, die…

  • die Entwicklung der betrieblichen Kosten laufend auf Notwendigkeit und angemessene Höhe prüfen,
  • zusätzlichen Kosten nur bei vernünftigem Kosten-Nutzen-Verhältnis zustimmen und
  • bei Veränderungen frühzeitig Kosten anpassen …,

sichern die Flexibilität und die nachhaltige Überlebensfähigkeit ihres mittelständischen Unternehmens.

Kostencontrolling ist ein laufender Prozess

Dabei gilt es Augenmaß zu bewahren.

Die betrieblichen Wertschöpfungsprozesse und der Geschäftsbetrieb verursachen zwangsläufig Kosten, die jedoch laufend auf Angemessenheit geprüft werden sollten.

Durch Tarif- und Preiserhöhungen, technische Entwicklungen oder vertragliche Vereinbarungen erhöhen sich Kosten, ohne dass eine angemessene Erhöhung der Produktivität daraus entsteht.

Ein laufendes Kostencontrolling sichert den Überblick und ermöglicht Einsparungen.

Möglichkeiten des Kostencontrolling

Ein individuelles Controlling bietet Antworten auf zahlreiche Fragen aus allen betrieblichen Bereichen.

Durch verschiedene Auswertungen und Kennzahlen erhält der Unternehmer einen umfassenden Überblick über alle Aufwendungen:

  • Welche direkten Kosten entstehen im Betrieb und welche Spielräume habe ich in der Preiskalkulation?
  • Welchen Deckungsbeitrag erwirtschaften Produkte und Kunden?
  • Ab welchen Stückzahlen lohnen sich Produktion oder Handel?
  • Welche Fix- und Gemeinkosten entstehen und müssen durch den Deckungsbeitrag erwirtschaftet werden?
  • Welches sind die wesentlichen Kostenpositionen im Unternehmen (absolut in Euro und relativ in Prozent)
  • Wie verändern sich Kostenarten im Verhältnis zum Vorjahr oder anderen Positionen der Ergebnisrechnung?
  • Was kosten bestimmte Arbeitsabläufe im Unternehmen? (Prozesskosten)

Wie funktioniert Kostencontrolling?

Wesentliche Grundlage des Controllings sind die Zahlen der laufenden Buchführung, die in jedem Unternehmen vorliegen.

Die regelmäßig erstellte BWA (betriebswirtschaftliche Auswertung) enthält alle Erträge und Aufwendungen, einschließlich der neutralen und außerordentlichen Positionen.

Die Umsätze und Kosten stellen den Verbrauch von Ressourcen im Rahmen des betrieblichen Wertschöpfungsprozesses sowie den damit erzielten Erfolg dar.

Ein regelmäßiger Plan-Ist-Vergleich ermöglicht die Übersicht, frühzeitiges Erkennen von Abweichungen und Entwicklungen und die Einleitung rechtzeitiger Gegenmaßnahmen.

Werkzeuge des Kostencontrolling

  1. Die kurzfristige Erfolgrechnung (BWA) zeigt das Betriebsergebnis in Form einer unterjährigen Gewinn- und Verlustrechnung (GuV).
    Die monatliche Buchführung ist zu wesentlichen Positionen zusammengefasst (z.B. Material, Personal, Abschreibungen, etc.).
    Häufig sind den monatlichen und kumulierten Jahreswerten die Zahlen des Vorjahres gegenüber gestellt.
  2. In einer detaillierten Kostenartenrechnung sind alle Kostenkonten der Buchhaltung einzeln ausgewiesen und ermöglichen den Vergleich jeder Position.
    Die Gegenüberstellung mit Planzahlen ermöglich Abweichungsanalysen und kurzfristige Maßnahmen.
  3. In einer Kostenstellenrechnung werden Gemein- und Fixkosten verursachungsgerecht den Bereichen des Unternehmens zugeordnet (z.B. Fertigung, Lager, Vertrieb, etc.).
    Durch genehmigte Budgets können Kostenstellenleiter ihren Verantwortungsbereich überwachen und Budgetüberschreitungen vermieden werden.
    Die Gemeinkosten werden über Verteilungsschlüssel (Zuschlagskalkulation) den einzelnen Erlösträgern zugeordnet.
  4. Die Kostenträgerrechnung weist den Umsatzträgern (Produkte, Kunden) die verursachten Einzelkosten zu.
    Materialaufwand, Lohnkosten oder Dienstleistungen werden direkt den erzielten Umsätzen zugeordnet.
    Das verbleibende Ergebnis bezeichnet den Deckungsbeitrag. Diese Kostenträgerrechnung wird auch als Teilkostenrechnung bezeichnet.
  5. Der Deckungsbeitrag (DB) bezeichnet das Ergebnis aus Umsatz abzüglich der direkten variablen Kosten (s.o.).
    Die Summe aller produktbezogenen Deckungsbeiträge ist der Betrag, der zur Abdeckung aller Fix- und Gemeinkosten zur Verfügung steht.
    In der einstufen Deckungsbeitragsrechnung werden alle Fix- und Gemeinkosten dem erzielten Deckungsbeitrag gegenübergestellt.
  6. Eine mehrstufige Deckungsbeitragsrechnung ordnet die verbliebenen Gemeinkosten verschiedenen Produktgruppen, Kundensegmenten oder Exportregionen zu.
    Dieses Kostencontrolling ist allerdings sehr aufwändig und erfordert einen hohen Arbeitsaufwand und Kenntnisse der Fachabteilungen.

Kostencontrolling – einfach und effizient

Die Planung und laufende Überwachung der betrieblichen Kosten ist auch in kleinen und mittelständischen Unternehmen mit einfachen Mitteln möglich.

Auf Basis Ihrer Buchhaltung können Sie frühzeitig negative Entwicklungen erkennen und rechtzeitig Gegenmaßnahmen ergreifen.

Und anhand Ihrer Auswertungen und Kennzahlen erkennen Sie mögliche Potenziale zur Kostensenkung und Ergebnisverbesserung.

Mein Tipp: Planen Sie Umsätze und Kosten. Strukturieren Sie Ihre Buchhaltung und ordnen Sie Belege verursachungsgerecht zu.
Erstellen Sie regelmäßige Plan-Ist-Vergleiche, hinterfragen Sie erkannte Abweichungen und reagieren Sie konsequent auf erkannte Entwicklungen.

 

Die Beitragsreihe zu Themen aus Controlling, Führung, Organisation und Finanzierung wird laufend fortgesetzt.

Uwe Twachtmann

Hamburg-Rahlstedt, im Februar 2016