ordnungsgemäße Buchführung – Organisation

GoBD Organisation der Buchführung ist spätestens seit Einführung der neuen Grundsätze für die ordnungsgmäße Buchführung (GoBD gültig seit 01.01.15) zu regeln und zu dokumentieren.

GoBD Organisation – Grundsätze ordnungsgemäßer digitaler Buchführung

In den neuen gesetzlichen Regelungen sind umfangreiche Pflichten zur Organisation, Aufbewahrung und Dokumentation sämtlicher Buchhaltungs- und Abschlussunterlagen und Arbeitsabläufe konkret beschrieben.

Hierbei hat die Finanzverwaltung besonders die zwischenzeitlich häufige Verwendung automatisierter Abläufe und digitaler Systeme Bezug beachtet.

GoBD Organisation der digitalen Buchführung in kleinen Unternehmen und Mittelstand

Kleine und mittelständische Unternehmen erledigen ihre Buchhaltung oftmals selbst oder bereiten Unterlagen zur monatlichen Erfassung für den Steuerberater oder professionellen Bilanz-Buchhalter vor.

Eine geordnete Ablage, Standardprogramme und Tabellenkalkulationsprogramme sind typische Hilfsmittel und reichten bisher für die ordnungsgemäße Buchführung und die regelmäßige Steuerprüfung des Finanzamtes aus. Eine Umstellung auf die neuen Regelungen ist für diese Unternehmen nun zwingend erforderlich.

Zukünftig muss das Unternehmen in einer Verfahrensanweisung festlegen, wie es sämtliche Vorgänge bearbeitet und aufbewahrt, welche Systeme es verwendet und wie die Daten gesichert werden.

Auch die Berechtigungen und Prüfungen der Bearbeitungsschritte müssen sichergestellt sein und in einem internern Kontrollsystem (IKS) festgelegt werden.

Ist-Aufnahme der aktuellen Situation

Zur Erfüllung der gesetzlichen Pflichten für die GoBD Organisation bietet sich in einem ersten Schritt die Ist-Aufnahme der laufenden Bearbeitung aller Vorgänge in der Buchhaltung an. Einige Praxis-Beispiele für Ihr Unternehmen sind:

  • Wie ist der Belegfluss im Unternehmen?
  • Wer bearbeitet einzelne Vorgänge und wie fließen Informationen?
  • Wer genehmigt und veranlasst Einkäufe und Zahlungen?
  • Welche Systeme und Programme werden verwendet?
  • Gibt es ein Warenwirtschaftssystem oder Registrierkassen?

Diese und zahlreiche weitere Fragen sind zu klären, vollständig zu erfassen und in Ablaufplänen festzuhalten, um die GoBD Organisation der ordnungsgemäßen Buchführung vollständig abzubilden.

Möglichkeiten zur Optimierung und Prüfung Bedarf

In einem zweiten Schritt wird geprüft, ob Ihre internen Abläufe und Informationswege optimiert werden können:

  • Was benötigt der Unternehmer/In, um jederzeit und vollständig informiert zu sein?
  • Wie wird eine kurzfristige Ermittlung des monatlichen Gewinns sichergestellt?
  • Ist die Einführung einer Kostenrechnung oder ein neues Controlling-System sinnvoll?
  • Gibt es elektronische Lösungen, die doppelte Arbeit ersparen oder die Übersicht erleichtern?
  • Welche Kosten entstehen derzeit und welche werden zukünftig anfallen?

GoBD Organisation auch für Kostenrechnung und Controlling – Strategie und Planung

Unternehmensleitung, betroffene Mitarbeiter sowie Steuerberater, Buchhalter und Bank können/sollten hier gemeinsam Ideen einbringen und die Buchhaltung als zentrales und objektives Informationssystem für zukünftige Herausforderungen vorbereiten.

Nach der Bestandsaufnahme und der Festlegung der zukünftigen Vorgehensweise ist die gesetzlich vorgeschriebene Verfahrensanweisung zu formulieren, damit die ordnungsgemäße Buchführung in einem ersten Schritt formal sichergestellt ist.

Mit Verfahrensanweisung und internem Kontrollsystem (IKS) zur ordnungsgemäßen Buchführung

Als fachlicher Leitfaden und terminlicher Fahrplan für die zukünftige interne Bearbeitung formulieren wir anschließend die Verfahrensanweisung und das IKS.

Darüber hinaus unterstütze ich Sie bei der Definition von Investitionen und Kosten, personelle Maßnahmen und Fortbildung sowie die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern wie Steuerberatern oder Buchhaltern fest.

Besonders für die digitale und papierlose Kommunikation mit Dritten sind hier ganz wesentliche Einsparungspotentiale möglich, die Sie bei der Auswahl Ihrer Geschäftspartner zukünftig berücksichtigen sollten.

Weitere Hinweise zur Organisation Ihrer ordnungsgemäßen Buchführung finden Sie hier.

Sie haben noch Fragen zur Organisation und Umsetzung? Rufen Sie einfach an!