Inventur gut vorbereiten und Zeit sparen

Inventur zum Jahresende ist Pflicht für alle bilanzierenden Unternehmen. Sparen Sie Zeit und organisieren Sie Ihre Bestandsaufnahme frühzeitig.

Inventur vorbereiten

Inventur 2015 gut vorbereiten

Zum Ende des Jahres müssen zahlreiche Unternehmen Ihre Geschäfte, Werkstätten und Lager wegen Inventur schließen.

Mit einer sorgfältigen Vorbereitung der Inventur und Einweisung Ihrer Mitarbeiter verringern Sie nicht nur diesen Arbeitsausfall, sondern auch das Risiko für spätere Steuerprüfungen.

Inventur im Rahmen von Jahresabschluss und Bilanz

Buchführungspflichtige Unternehmen ermitteln ihren Gewinn durch den Betriebsvermögensvergleich (Bilanz / GuV).

Ein wichtiger Teil des Jahresabschlusses ist die mengen- und wertmäßige Bestandsaufnahme, bei der sämtliche Vermögensgegenstände und Schulden erfasst und bewertet werden müssen.

Die körperliche Inventur umfasst dabei im Wesentlichen den Waren- und Materialbestand sowie die fertigen und unfertigen Erzeugnisse.

Inventur und Steuern

Bei hohen Inventurbeständen schaut das Finanzamt auch schon mal genau hin.

Denn deutliche Bestands- und Inventurveränderungen zum Vorjahr beeinflussen den steuerpflichtigen Gewinn.

Zum Beispiel ermöglichen Verbrauchszahlen der Materialwirtschaft dem Steuerprüfer Rückschlüsse auf den Umsatz und Vergleiche mit Werten anderer Unternehmen.

Bei fehlenden Belegen, ungeklärten Inventurdifferenzen oder Ungereimtheiten in den Abläufen droht dann eventuell eine Steuerschätzung.

Die Inventur und anschließende Bewertung sollte daher stets mit großer Sorgfalt durchgeführt und dokumentiert werden.

Durch die frühzeitige Organisation und Festlegung der Maßnahmen stellen Sie eine ordnungsgemäße Inventur sicher:

Termin und Dauer der Inventur

Legen Sie den Termin und den Zeitraum für die Lageraufnahme fest.

Die körperliche Inventur muss zum jeweiligen Bilanzstichtag erfolgen. Wenn Sie davon abweichen, müssen Sie den Bestand auf den Stichtag vor- oder zurückrechnen.

TIPP: Je näher die Aufnahme also am Stichtag liegt, desto geringer sind die Anpassungsarbeiten.

Verantwortliche für die Inventur benennen

Legen Sie die jeweils verantwortlichen und ausführenden Personen fest.

Inventurteams sollten stets zu zweit arbeiten: einer zählt und einer schreibt.

Ein Verantwortlicher (z.B. Unternehmer oder Steuerberater) zieht nach der Zählung Stichproben, die in den Listen gekennzeichnet werden.

Umfang der Bestandsaufnahme bestimmen

Legen Sie die aufzunehmenden Lagerorte und Warengruppen fest.

Lassen Sie Räume und Regale stets komplett aufnehmen. Erfasst werden muss auch die Ware „auf der Achse“.

Kommissionsware, Muster und Anlagevermögen muss Sie nicht zählen, messen oder wiegen lassen.

TIPP: Räumen Sie Lager und Werkstatt vor der Inventur auf, trennen Sie die eigenen Bestände von möglichen Waren und Materialien Ihrer Kunden und Lieferanten.

Inventur-Listen vorbereiten

Lassen Sie sich Bestandslisten je Lagerort – ohne Mengenangaben – aus Ihrer Warenwirtschaft ausdrucken oder erstellen Sie eigene Aufnahmeblätter für die Inventur.

Die Listen müssen für Bilanz und Finanzamt mindestens folgende Angaben enthalten:

  • allgemeine Daten: Ort, Datum, Name vom Zähler, Schreiber, und Stichprobe, Unterschriften
  • Inventurdaten: Lagerort, Materialbezeichnung, Menge.

HINWEIS: Da die Inventuraufnahmeblätter Grundlage Ihrer Bilanz sind, müssen sie 10 Jahre aufbewahrt werden.

Inventuranweisung verfassen

Beschreiben Sie die genauen Abläufe der Bestandsaufnahme.

Legen Sie fest, wie gezählt und bewertet werden soll, z.B.:

  • Inventurlisten und Aufnahmeblätter fortlaufend nummerieren
  • nur Kugelschreiber verwenden
  • Schreibfehler in Listen lesbar korrigieren
  • Inventurlisten durch Inventurpersonal unterzeichnen lassen
  • keine Warenbewegungen während der Inventur
  • aufzunehmende Lagerorte sperren
  • gezählte Waren kennzeichnen (Aufkleber)
  • Stichproben bei allen wert- oder wertmäßig relevanten Artikeln

Weiterführende Informationen zur Inventur

 

Die Beitragsreihe zu Themen aus Buchführung und Jahresabschluss, Controlling, Businessplan und Finanzierung wird fortgesetzt.

Uwe Twachtmann
Hamburg-Rahlstedt, im November 2015