Jahresabschluss Personal in Bilanz und Controlling

Der Jahresabschluss Personal umfasst zahlreiche Einzelpunkte, die für Bilanz, Ergebnis und Steuern erhebliche Auswirkungen haben.

Jahresabschluss Personal

Im Jahresabschluss Personal-Kosten richtig ermitteln

Tarifliche und vertragliche Ansprüche im Personalbereich müssen zum Jahresende festgestellt und für den Jahresabschluss bewertet werden.

Das hat nicht nur personal- und steuerrechtliche Auswirkungen, auch Kostenrechnung und Controlling sind von den Buchungen für Führungskräfte und Mitarbeiter betroffen.

Jahresabschluss Personal bei Resturlaub

Der Anspruch auf Jahresurlaub verjährt regelmäßig zum 31. Dezember.

Wenn der Urlaub wegen dringender betrieblicher Bedürfnisse oder einer Erkrankung nicht genommen werden konnte, darf er bis zum 31. März des Folgesjahres übertragen werden.

Wenn der Anspruch regelmäßig ins nächste Jahr fortgeschrieben wird, kann der Mitarbeiter durch diese so genannte betriebliche Übung von einer Übertragung ausgehen.

  • Rückstellung: Monatsgehalt : Ø Anzahl Arbeitstage je Monat x Resturlaubstage +  Arbeitgeberanteil Sozialversicherung

Hinweis: Die Urlaubsansprüche bleiben auch bei einer Dauererkrankung erhalten.

Jahresabschluss Personal für Mehrarbeit

In einigen Branchen sind Überstunden zum Jahresende üblich. Zu beachten ist dabei, dass die tägliche Mehrarbeit zwei Stunden nicht übersteigen darf.

Für einzelne Beschäftigungsgruppen wie Jugendliche, Schwangerere oder Schwerbehinderte gelten besondere Schutzvorschriften.

Wie Überstunden müssen auch Gleitzeitguthaben bilanziert werden:

  • Rückstellung: Monatsgehalt : Ø Arbeitszeit pro Monat x Mehrarbeitsanspruch/Zeitguthaben + AGA SV

Jahresabschluss: Rückstellung für Urlaubs- und Weihnachtsgeld

Sofern arbeits- oder tarifvertragliche Vereinbarungen zu Sonderzahlungen bestehen, sind bestehende Ansprüche zum Jahresende zu prüfen.

Das kommt zum Beispiel in Betracht, wenn Urlaubsgeld taggenau ausgezahlt wird oder das Unternehmen mit einem abweichenden Geschäftsjahr bilanziert.

Die Ansprüche sind dann individuell zu ermitteln und inklusive der Sozialversicherung zu buchen.

Jahresabschluss variable Vergütung: Prämien und Tantiemen

Variable Vergütungen sind oft an persönliche Ziele und Jahresergebnisse geknüpft.

Auch diese arbeitsvertraglichen Verpflichtungen sind zum Jahresabschluss individuell festzustellen.

Sofern die Bemessungsgrundlagen noch nicht endgültig feststehen, sind die Ansprüche der Mitarbeiter nach vernünftiger kaufmännischer Beurteilung zu schätzen.

Jahresabschluss Personal: Alterversorgung und Pensionen

Sofern Mitarbeiter oder Führungskräfte Versorgungszusagen gemacht wurden, sind diese ungewissen Verpflichtungen ebenfalls zu ermitteln.

Der aktuelle Barwert wird hierfür durch Abzinsung -meist durch einen Versicherungsmathematiker- ermittelt.

Sofern eine Rückdeckungsversicherung abgeschlossen ist, ist der entsprechende Rückkaufswert zu aktivieren.

Jahresabschluss: Beiträge zur Berufsgenossenschaft

Die gesetzliche Unfallversicherung ermittelt den Jahresbeitrag für jedes Unternehmen nachträglich für das Kalenderjahr.

Abhängig von Risikoklasse und Gehaltssumme sowie Unfallentwicklung in Branche und Unternehmen fallen die Beiträge verschieden aus.

Sofern sich aus einer überschlägigen Ermittlung (abzgl. Vorauszahlung) eine Rest-Beitragspflicht ergibt, ist der Betrag ebenfalls ergebniswirksam zu buchen.

Jahresabschluss: Schwerbeschädigten-Ausgleichsabgabe

Arbeitgeber sind gemäß § 71 Sozialgesetzbuch IX verpflichtet, einen festgelegten Teil der Arbeitsplätze mit Schwerbeschädigten zu besetzen.

Kommen sie dieser Verpflichtung nicht nach, ist die so genannte Schwerbeschädigten-Ausgleichsabgabe (SBAA) je Arbeitsplatz zu entrichten.

Die Abgabe ist in einer Selbstveranlagung zu ermitteln und bis 31. März des Folgejahres zu überweisen.

 

Mein Tipp zum Jahresabschluss im Personalbereich:

Lassen Sie sich Ansprüche und drohende Risiken (Kündigungen, Arbeitsgericht) frühzeitig von Ihrer Personalabteilung oder dem Lohnbüro mitteilen.

Die Ermittlung der Kosten und Rückstellungen erfolgt dann durch Ihren Steuerberater oder Bilanzbuchhalter.

Erst durch die Berücksichtigung dieser Beträge können Sie die Personalkosten Ihres Betriebes endgültig und vollständig beurteilen und in Ihrer Kostenrechnung und dem Controlling verarbeiten.

 

Die Beitragsreihe zu Themen aus Jahresabschluss, Personal, Controlling, Führung und Organisation wird fortgesetzt.

Ich bedanke mich bei allen Lesern und Besuchern für das Interesse und wünsche Ihnen besinnliche Feiertage und ein erfolgreiches und gesundes 2016.

Uwe Twachtmann
Hamburg-Rahlstedt, im Dezember 2015